Volg ons op sociale media

Het belang van de juiste juridische documenten

Geplaatst op 5 mei 2021 om 11:15

Als brancheorganisatie begrijpen wij maar al te goed dat u een succesvolle onderneming wenst te hebben. Om dit doel te bereiken heeft u in de eerste plaats de wil nodig om er een succes van te maken. Onderschat is echter een goede documentatie: wat legt u nu vast in welke documenten en waarom? In dit artikel nemen wij u mee in de documenten die wij daarvoor aanbieden. 

Zakelijke algemene voorwaarden
U heeft een offerte uitgebracht en wil de randvoorwaarden niet steeds met iedere klant moeten bespreken. Daar hebben wij de algemene voorwaarden voor. Hierin zijn afspraken vastgelegd over onder andere de levertijden, de betaaltermijn, uw mogelijkheden als de klant zijn verplichtingen niet nakomt, maar ook wat er onder meerwerk wordt verstaan en welke stappen er moet worden genomen als uw klant hier gebruik van wenst te maken. En wat als u op termijn een prijswijziging of andere wijziging wenst door te voeren? Hier hebben wij het eenzijdig wijzigingsbeding voor. Als de klant voor of bij het sluiten van de overeenkomst de mogelijkheid heeft gekregen om kennis te nemen van de algemene voorwaarden en hij heeft zijn handtekening gezet, heeft u in het vervolg de mogelijkheid om wijzigingen door te voeren zonder eerst toestemming nodig te hebben van uw klant. Is het maar gelijk geregeld! 

Een zeer onderschat onderdeel van de algemene voorwaarden is het hoofdstuk ´aansprakelijkheid´. Als u hierover geen afspraken maakt, is er in beginsel geen grens aan uw aansprakelijkheid als u tekortschiet in uw verplichtingen. Dat kan dus zelfs  leiden tot een eventueel faillissement! Een absolute meerwaarde van onze algemene voorwaarden is dat er een weloverwogen aansprakelijkheidsverdeling in opgenomen is, zodat u zich hier geen zorgen meer over hoeft te maken. Naast de aansprakelijkheidsverdeling is een meerwaarde dat de algemene voorwaarden modulair zijn opgebouwd en helemaal zijn af te stemmen op uw dienstverlening.

Verwerkersovereenkomsten
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft menig ondernemer stress opgeleverd. Nu de storm gevoelsmatig is gaan liggen, betekent dit echter nog niet dat iedere ondernemer aan de verplichtingen voldoet. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan de verwerkersovereenkomst. Als de eerste vraag of er persoonsgegevens worden verwerkt met ‘ja’ is beantwoord, komt de vraag of er een verwerkersovereenkomst is gesloten. Veel ondernemers denken dat de verplichting tot het hebben van een verwerkersovereenkomst een verplichting is die alleen voor de verwerkersverantwoordelijke geldt. Dat is niet zo. Sinds de AVG op 25 mei 2018 van toepassing is geworden, geldt deze verplichting ook voor de verwerker. Daarom is het van groot belang om per situatie na te gaan of deze verwerkersovereenkomst er is en zo niet, om deze snel te laten ondertekenen. De consequentie bij het ontbreken hiervan? Een boete, voor zowel de verwerkingsverantwoordelijke als de verwerker.

Service Level Agreement (SLA)
U bent erover uit welke diensten u kunt aanbieden, maar wat mag de klant nu exact verwachten? Wat is zogezegd het niveau van de dienstverlening, wat als er een storing optreedt en wat zijn de consequenties als het afgesproken niveau niet wordt gehaald? Al dit soort zaken regelt u in een Service Level Agreement (SLA). Goed als beide partijen weten wat er verwacht mag worden!

Geheimhoudingsovereenkomst
U sluit de overeenkomst met de klant, maar u of wellicht beide partijen, krijgen gevoelige gegevens voorgeschoteld. Dan is het goed om afspraken te hebben over hoe hiermee omgegaan moet worden en vooral ook wat de consequenties zijn als dit niet gebeurt. Daarvoor bieden wij de geheimhoudingsovereenkomst aan: zowel de eenzijdige als de tweezijdige geheimhoudingsovereenkomst.

Bovenstaande is standaard inbegrepen in het deelnemerschap bij ICTWaarborg inclusief mediation, geschilbehandeling en juridische ondersteuning op de documenten. 

Maar er is meer.. namelijk de personele documenten.

Personele documenten
De arbeidsovereenkomst vormt het startpunt van het dienstverband met de medewerker. Heeft u met de arbeidsovereenkomst dan ook alles geregeld? Nee, zeker niet. Er zijn nog vele andere documenten die u als ondernemer moet hebben. Denk daarbij aan het Arbeidsreglement ICT, een calamiteitenplan Datalekken, een Gebruikersovereenkomst bedrijfsauto en een Inhuurovereenkomst. Maar wat als u afscheid wil nemen van een medewerker, zonder dat de rechter daarbij komt kijken? Daar bieden wij de vaststellingsovereenkomst voor aan. En last but not least: het personeelshandboek maakt ook onderdeel uit van onze personele documenten. Zeker dit laatste document is een essentieel document waarin u veel zaken regelt.

Meer weten over de dienstverlening van ICTWaarborg? Plan een kennismakingsgesprek of bel/mail ons via 088 77 300 73 / info@ictwaarborg.nl.

Meer nieuws & blogs, mei 2021

Onze evenementen

Als speler in de ICT-branche wilt u natuurlijk ook een rol spelen en in contact komen met andere belangrijke bedrijven in de sector. Daarom organiseert ICTWaarborg regelmatig leuke en leerzame events.

Post- en vestigingsadres

Tasveld 1A
3417 XS Montfoort

Telefoon en e-mail

088 - 77 300 73